SISTEM OTOMATISASI KANTOR

Kali ini saya akan menjelaskan tentang apa itu otomatisasi kantor.

Langsung aja dehh…

SEJARAH OTOMATISASI KANTOR

Asal mula otomatisasi kantor dapat ditelusuri kembali ke awal 1960-an,ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.Istilah tersebut mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata.Maksudnya utntuk menarik perhatian yang sama seperti produk-produkkantor yang telah dijalankan pada komputer dan pengolahan data.

Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang tahun 1964,ketika IBM mulai memasarkan mesin yang disebut MT/ST.MT/ST merupakan singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter.Selectric merupakan mesin tik IBM yang menampilkan elemen pentikan berbentuk bola yang berputar.MT/ST merupakan mesin tik selectric yang ditempeli unit pita magnetik.Saat sekretaris mentik suatu huruf,informasi itu disimpan pada pita.Huruf tersebut kemudian dapat ditik berulang kali dari pita.Juru tik hanya mentik nama dan alamat penerima surat.Surat tersebut tampak seperti ditik asli.

APAKAH OTOMATISASI KANTOR?

Sejak permulaan pengolahan kata (word processing),tekhnologi-tekhnologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor,dan semuanya dikenal sebagai otomatisasi kantor.Otomatisasi kantor (office automation),atau OA,mencangkup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Sistem Elektronik Formal dan Informal.

Beberapa sistem OA direncanakan secara formal,dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi,mirip dengan SIM.

Namun sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri,mirip dengan DSS.

Komunikasi Informasi

Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem CBIS lain adalah komunikasi.OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi,baik lisan maupun tertulis.

Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan.

Jika kita mendengar istilah otomatisasi kantor,langsung terbayang orang-orang di dalam perusahaan yang saling berkomunikasi.Pandangan ini merendahkan potensi sumbangan OA pada pemecahan masalah.Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Siapa yang Menggunakan Otomastisasi Kantor ?

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai :

  1. Manajer,adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,terutama sumber daya manusia.
  2. Profesional,tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
  3. Pekerja terdidik,manajer dan profesional secara bersama bmenyumbangkan keahliannya pada kegiatan mereka masing-masing yaitu dengan memberikan ilmu pengetahuan yang mereka punya.
  4. Sekretaris,bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
  5. Pegawai administratif,melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Model Otomatisasi Kantor

Segala bentuk informasi yang dikumpul;kan dari sistem fisik perusahaan pada bagian bawah model seperti halnya sistem informasi akuntasi mengumpulkan datanya.Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolahan kata,surat elektronik,dan konferensi komputer.Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah masalah saling berkomunikasi dengan menggunakan komputer mereka.

Model Otomatisasi Kantor

Model Otomatisasi Kantor

Tujuan OA masa kini

  1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
  2. Pemecahan masalah Kelompok.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
  3. Pelengkap ā€“ Bukan Pengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional ā€“ percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Aplikasi Otomatisasi Kantor

  1. Pengolahan Kata Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
  2. Surat elektronik,Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
  3. Voice mail,Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
  4. Kalender elektronik Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik
  5. Konferensi Audio Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
  6. Konferensi video Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat
penerimaan.
Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi yang paling mahal.
7. Konferensi Komputer
– Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
– Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
– Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
– konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.
8. Transmisi faxsimili
– FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
– Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.9.Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
– Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
– Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext
yang disediakan oleh jasa tersebut.
– Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11.Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Demianlah sedikit tutorial pembahasan mengenai Sistem otomatisasi kantor…

Nah selanjutnya akan di bahas mengenai sistem informasi pemasaran..

langsung aja ya…>>>> Click Here

Sumber :

Sistem Informasi Manajemen,Raymon McLeod Jr.Penerjemah : Hendra Teguh SE,Ak.

Komentar ditutup.