Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Tugas 3-Sistem Informasi Manajemen)

Semua perusahaan besar memeiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan.Sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil disebut sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system),atau HRIS.

Kegiatan Utama SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil untuk melakukan tugasnya,dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai.Dalam memenuhi tanggung jawabnya,SDM melaksanakan empat kegiatan utama.

Image

  • Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring) : membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja,memberitahukan posisi yang d minta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah,melakukan wawancara pemilihan,dan mengurus ujian bagi pegawai.
  • Pendidikan dan Pelatihan : selama periode kepegawaian,SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
  • Manajemen Data : SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai,dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
  • Penghentian dan Administrasi Tunjangan : selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan-tunjangan,dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya.Ketika pegawai berhenti kerja,SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar.Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang.Setelah penghentian,SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Image

Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia,umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data,penelitian dan intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer.Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.

Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.Contohnya adalah penelitian suksesi,analisis dan evaluasi jabatan,dan penelitian keluhan.

  1. Penelitian Suksesi (succesion studies) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.Mungkin seorang kepala departeme akan pensiun,dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu.
  2. Analisis dan Evaluasi Jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentfikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
  3. Penelitian Keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah,pemasok,serikat kerja,mayarakat global,masyarakat keuangan,dan pesaing.

  1. Intelijen Pemerintah,pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
  2. Intelijen Pemasok,mencangkup perusahaan seperti perusahan asuransi,yang memberikan employee benefit,dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja,yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru
  3. Intelijen Serikat Pekerja,serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatu kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
  4. Intelijen Masyarakat Global,masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,pendidikan dan rekreasi.Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal,nasional dan internasional,dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
  5. Intelijen Masyarakat Keuangan,memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.
  6. Intelijen Pesaing,Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik,dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing,dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Database Sumber Daya Manusia dari Lingkungan

Ada lebih dari 150 pemasok database riwayat hidup (resume) berbasis komputer yang dapat digunakan perusahaan dalam program perekrutan.Database ini ada dalam 5 kategori :

  1. Database Perusahaan Pencari Eksekutif.Perusahaan pencari eksekutif khususkan diri dalam menemukan pelamar untuk posisi eksekutif,akses ke database perusahaan pencari dibatasi pada perekrut dari perusahaan itu sendiri atau perekrut dari beberapa perusahaan serupa yang membentuk jaringan yang erat.
  2. Database Universitas.Sekitar 200 akademi dan universitas menyediakan database curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
  3. Database Agen Tenaga Kerja.Beberapa agen tenaga kerja yang besar memiliki database mereka sendiri.Database lain digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.Akses ke database kategori ini lebih bebas daripada akses ke dua jenis sebelumnya.
  4. Database Akses Umum.Database ini tersedia bagi siapa pun dengan bayaran.Salah satu yang terbesar adalah Career Placement Registry yang memiliki akses melalui jaringan DIALOG Information Service.Sekitar 60% curriculum vitae adalah dari mahasiswa.Bayaran untuk akses berkisar $12 untuk mahasiswa sampai $45 untuk calon bagi pekerjaan bergaji $45,000.
  5. Bank Pekerjaan Perusahaan (Corporate Job Banks).Beberapa perusahaan besar seperti IBM,Hewlett-Packard,Travelers,dan Wells Fargo menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai sementara.Perusahaan menggunakan bank pekerjaan saat mencari pengganti sementara untuk pegawai tetap yang sakit,cuti hamil,liburan,dan sebagainya.

Database perekrutan seperti ini menggambarkan sistem formal untuk pengumpulan intelijen dari pemasok perusahaan.Sistem formal yang serupa dapat digunakan dengan pemerintah dan masyarakat keuangan.

Sistem Output Sumber Daya Manusia

  • Bentuk dasar Output

Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.

  • Perangkat lunak HRIS

Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.

Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu;

  • Subsistem Perencanaan Tenaga Kerja.Merupakan yang dibutuhkan oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. Tabel di bawah ini mendaftarkan aplikasi dalam subsistem alam urutan berdasarkan jumlah perusahaan yang telah menggunakannya. Tabel ini juga mengidentifikasikan jumlah perusahaan yang dalam proses penerapan aplikasi tersebut, angka pada bagian bawah tabel menunjukkan persentase perusahaan yang memiliki aplikasi operasional. Persentase ini memberikan petunjuk popularitas relatif dari subsistem. Semua subsistem output akan mengikuti format tabel seperti ini

Tabel 1

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi

Perencanaan Angkatan Kerja

Nama Aplikasi Sedang digunakan Sedang dikembangkan
Pembuatan Bagan Organisas 238 58
Peramalan Gaji 237 47
Analisis/evaluasi Jabatan 176 66
Perencanaan6861pemodelan kerja 66 29
Total 785 261

Persentase aplikasi yang sedang digunakan : 75

Dari tabel diatas, kita dapat melihat bahwa aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis atau evaluasi kerjam perencanan dan pembuatan bagan organisasi. Dari semua aplikasi, dua yang paling sedikit diperhatikan, perencanaan dan pemodelan angkatan kerja, nampaknya mendasar bagi perencanaan angkatan kerja. Penggunaan kedua hal ini yang rendah secaara relatif menunjukkan bahwa masih banyak tempat untuk pengembangan aplikasi dalam subsistem ini.

  • Subsistem Perekrutan.Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal dan internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga kerja, penjadwalan wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen. Tabel di bawah ini mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calaon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowogan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

Tabel 2

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan

Nama Aplikasi Sedang digunakan Sedang dikembangkan
Penelusuran Pelamar 235 98
Pencarian internal 111 56
Total 346 154

Persentase aplikasi yang sedang digunakan: 69

  • Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi. Informasi-informasi meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian atau evalusi kerja, avaluasi keahlian, karier, reolokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan. Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar, dengan tujuh aplikasi terdaftar pada tabel di bawah ini. Namun dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Angka-angka “ sedang digunakan” jelaslah bahwa hanya penilaian kerja dan pelatihan yang mendapat dukungan kuat.namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/ kompetensi, pelatihan dan suksesi.

Tabel 3

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi

Angkatan Kerja

Nama aplikasi Sedangdigunakan Sedang dikembangkan
Penilaian Kinerja 244 60
Pelatihan 216 102
Pengendalian Posisi 177 108
Relokasi 121 33
Keahlian/ kompetensi 115 107
Suksesi 110 102
Pendisiplinan 63 39
Total 1.046 551

Persentase aplikasi yang sedang digunakan : 65

  • Subsistem Kompensasi.Meliputi informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. Tiga subsistem terakhir menunjukkan area HRIS yang paling berhasil, dengan beragam aplikasi dan persentase penggunaan sekitar 80 %. Aplikasi kompensasi telah dicapai pada tingkat tertinggi seperti terlihat pada tabel di bawah ini. Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain – di 404 dari 503 perusahaan HRSP. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya. Mungkin salah satu alasan popularitas berbagai aplikasi ini adalah mereka mudah diterapkan. Mereka semua berbau “gaji” dan gaji mungkin merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Walau SDM telah menyerahkan gaji pada SIA di banyak perusahaan, jelaslah bahwa banyak pemrosesan yang masih dilakukan.

Tabel 4

Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Kompensasi

Nama Aplikasi Sedangdigunakan Sedangdikembangkan
Peningkatan Penghargaan 404 36
Gaji 389 21
Kompensasi Eksekutif 273 39
Insentif Bonus 230 31
Kehadiran 191 69
Total 1.487 196

Persentase aplikasi yang sedang digunakan : 88

  • Subsistem Benefit. Benefit berbeda dengan komepensasi. Kompensasi lebih insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawanya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun. Pensiun diperusahaan dapat berupa defined contribution (perusahaan member kontribusi misalnya menambah 10% dari gaji untuk tambahan pensiun diberikan langsung ke karyawan), defined benefit (perusahaan menyediakan dana tiap bulannya disimpan di dana pensiun dan akan diterima karyawan jka mereka pensiun) atau profit sharing (karyawan menerima persentasi dari laba perusahaan) Aplikasi benefit telah diterapkan dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah dan 84% tingkat penggunaan. Tabel berikut menggambarkan jumlah perusahaan yang sangat bergantung pada unit SDM untuk menyediakan paket benefit yang baik bagi pemakai yang masih bekerja maupun yang telah pensiun.

Tabel 5

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Benefit

Nama Aplikasi Sedangdigunakan Sedangdikembangkan
Defined contribution 275 38
Defined Benefits 270 47
Benefit Statement 234 57
Flexilble Benefits 195 55
Pembelian Saham 149 16
Pemrosesan Klaim 88 11
Total 1.211 224

Persentase aplikasi sedang digunakan : 84

  • Subsistem Pelaporan Lingkungan. Informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, pelaporan kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah. Tabel berikut menunjukkan dua aplikasi EEO (Equal Employement Opportunity) yang diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung untuk pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

Tabel 6

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan

Aplikasi Pelaporan Lingkungan

Nama Aplikasi Sedangdigunakan Sedangdikembangkan
Catatan EEO 402 43
Analisis EEO 352 47
Peningkatan Serikat Pekerja 165 13
Catatan Kesehatan 102 41
Catatan Beracun 80 32
Keluhan 66 31
Total 1.167 207

Persentase aplikasi yang sedang digunakan: 85

Strategi dan Rencana Pengelolaan Sumber Daya Manusia PT.Semen Gresik (Persero) Tbk

  • Human Resource Development (Human Capital Master Plan)
Mengantisipasi pertumbuhan dan pengembangan Perseroan yang mulai agresif dibeberapa tahun terakhir ini, Perseroan telah menyusun Human Capital Master Plan (HCMP) yang merupakanframework pengembangan secara bertahap HC Perseroan dalam periode lima tahun ke depan, guna menjamin tercapaianya visi Perseroan. Dalam HCMP tersebut, Perseroan telah menetapkan kebijakan-kebijakan mendasar dalam pengelolaan dan pengembagan SDM. Seluruh kebijakan yang disusun menyangkut pengembangan HC bermuara pada satu tujuan, Perseroan memiliki dan mengembangangkan HC dengan talenta terbaik untuk menjamin tercapainya visi dan misi Perusahaan.
HCMP Perseroan terdiri atas empat tahapan yang dilakukan secara berkelanjutan, yakni:
Tahap pertama,
2009 – 2010, setting human capital foundation, yakni penyusunan HCMP dan dimulainya transisi implementasi sistem dengan kegiatan penyelarasan sistem manajemen SDM dan optimalisasi framework aliran human capital di antara anggota group Perseroan.
Tahap kedua,
pelaksanaan HCMP, 2011 – 2012, growth &strengthening. Perseroan melakukan penguatan human capital systemdan percepatan peningkatan performance SDM secara berkesinambungan. Target tahap ini yaitu terjadinya akselerasi kemampuan dan kinerja SDM secara signifikan guna mendukung pencapaian tujuan Perseroan.
Tahap ketiga,
2013, excellent performance. Pada tahapan ini seluruhHuman Capital System telah mencapai kondisi yang optimal dan berada pada derajat aligment yang tinggi untuk menunjukkan high performance system and culture.
Tahap keempat,
2014 dan seterusnya, pengelolaan HC Perseroan yang sejajar dengan pengelolaan HC perusahaan kelas dunia. Pada tahap ini, pengelolaan HC yang dilakukan Perseroan mampu membuat citra atau persepsi publik terhadap Perseroan berubah. Perseroan telah menjadi perusahaan kelas dunia dengan standar manajemen internasional, perusahaan pilihan dalam bisnis persemanan dan perusahaan pilihan para talenta terbaik yang berminat terjun di bidang persemenan.
  • Training and Development
Salah satu fokus HCMP yaitu pelaksanaan program leadership development dengan tujuan menghasilkan pemimpin yang memiliki kapabilitas kepemimpinan yang mumpuni, baik dari aspek teknis, kepemimpinan, maupun business acumen di semua jenjang baik struktural maupun dan fungsional organisasi. Pemimpin di Perseroan diupayakan memiliki kompetensi inti dan elemen kepemimpinan. Kompetensi inti terdiri dari teamworkcontinuous learning, berorientasi melayani, profesional. Sedangkan elemen kepemimpinan berupa adaptibilityproblem solvingchange leadershipplanning organizing, dan developing people.
Perseroan juga melakukan penguatan budaya perusahaan yang didasarkan pada performance based culture. Perilaku unggul dirangkum sebagai kompetensi inti, kemudian digabungkan dengan kompetensi teknis yang dipergunakan sebagai dasar pengembangan kompetensi pegawai.
  • Knowledge Management
Perseroan mulai melaksanakan kegiatan knowledge managementdengan tujuan mengelola pengetahuan yang merupakan aset bernilai tinggi di Perseroan sebagai sarana untuk meningkatkan keunggulan HC Perseroan. Tergolong dalam kegiatan ini yaituknowledge sharingmentoring, bedah buku dan kegiatan lain terkait dengan pengetahuan individu maupun kelompok. Kegiatanknowledge management diharapkan semakin memperkuat kemampuan human capital Perseroan termasuk dalam melakukan rancang bangun fasilitas produksi yang telah menjadi salah satu kompetensi inti Perseroan. Kegiatan ini sangat mendukung pelaksanaan learning processinter-group rotationjob opportunity, maupun career planning pegawai Perseroan.
  • Manajemen Kinerja dan Sistem Remunerasi


Peningkatan kompetensi SDM kemudian diimbangi dengan pemberian kesempatan untuk berkembang bersama Perseroan serta pemberian paket remunerasi yang kompetitif. Proses ini melibatkan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan siklus manajemen kinerja, mulai dari penyusunan rencana, performance review secara kontinyu dan penilaian kinerja di akhir tahun.
Di tahun 2009, Perseroan mulai mengimplementasikan “Balance Scorecard” sebagai tools dalam manajemen KPI guna menjamin akurasi, transparansi, dan obyektifitas penilaian kinerja.
Hasil evaluasi akan digunakan untuk mendapatkan feedback bagi pengembangan SDM bersangkutan dan memberikan penghargaan untuk yang mencapai atau melebihi target KPI. Bagi yang tidak mencapai ukuran kinerja yang ditetapkan, dilakukan pembinaan.
KESIMPULAN
Manajemen sumber daya manusia pada suatu perusahaan bisnis sangatlah penting. Karena MSDM merupakan proses untuk mencapai suatu tujuan yang sudah direncanakan dalam perusahaan. Adapun tujuan serta fungsi yang terdapat dalam MSDM sendiri yang telah disebutkan dalam pembahasan di atas.
Dalam perusahaan PT. SEMEN GRESIK (PERSERO) Tbk dijelaskan bahwa perusahaan tersebut mengaplikasikan manajemen sumber daya manusia dalam mengembangkan perusahaannya. Perusahaan tersebut mengembangkan sumber daya manusia dengan cara melakukan perencanaan atas penyeleksian karyawan yang ingin bekerja pada perusahaan tersebut. Serta melakukan pelatihan dan pengembangan dalam rangka mengembangkan potensi SDM di dalam pekerjaannya dan efektivitas mereka dalam melakukan sebuah pekerjaan sesuai dengan golongan atau bidangnya masing-masing.

Perusahaan semen gresik juga melakukan sebuah strategi guna untuk memanfaatkan SDM dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dan SDM akan mendapatkan kompensasi beruba upah gaji yang berbeda dari gaji pokok serta penghargaan apabila ia dapat mencapai target kinerja kerja yang diberikan. Apabila SDM tersebut belum dapat mencapai target mereka akan diberikan pelatihan serta pembinaan untuk mencapai target kinerja kerja yang telah ditetapkan tersebut

Sumber :

Komentar ditutup.